Chi leggerà il documento?
I documenti della Commissione europea sono destinati
essenzialmente a tre gruppi di persone:
- il personale delle istituzioni europee: colleghi della
Commissione europea o di altre istituzioni;
- esperti esterni;
- il pubblico, di gran lunga il gruppo più numeroso.
La maggior parte dei documenti della Commissione
europea è ormai accessibile su internet. Inevitabilmente
tutto quello che scriviamo e pubblichiamo si
ripercuote sull’immagine pubblica dell’UE (cfr. il suggerimento
2 ”Pensate a chi legge”).
Cosa volete ottenere?Che fi nalità ha il documento? Chi lo legge dovrà:
- prendere una decisione?
- gestire una data situazione?
- risolvere un problema?
- cambiare un certo atteggiamento?
Quali sono le informazioni essenziali?
- Individuate il messaggio chiave.
- Preparate un elenco o uno schema dei punti da
trattare (cfr. l’illustrazione), anche in ordine sparso.
- Eliminate i punti irrilevanti.
- Raggruppate per argomento i punti restanti.
- Colmate le eventuali lacune prendendo nota dei
dati da controllare o degli esperti da consultare.
Un altro metodo utile, che consente di individuare
le informazioni più rilevanti,
è quello delle
sette domande:
COSA? Il messaggio essenziale
CHI? Le persone interessate
QUANDO? Giorni, ore, tempi, scadenze
DOVE? Luoghi
COME? Circostanze, spiegazioni
PERCHÉ? Cause e/o obiettivo
QUANTO? Dati calcolabili e misurabili